Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Среднесписочная численность сроки сдачи 2023 для ООО». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Судя по названию отчётности, сообщать сведения о среднесписочной численности работников должны только работодатели, но это не совсем так. Действительно, индивидуальные предприниматели, не нанимавшие в отчётном году персонал по трудовым договорам, форму КНД 1110018 не сдают.
Кто обязан сдавать КНД 1110018
Что касается юридических лиц, то для них эта обязанность установлена даже при отсутствии персонала. Статья 80 (3) НК РФ гласит, что сведения о среднесписочной численности работников за предыдущий год представляются организацией (индивидуальным предпринимателем, привлекавшим в указанный период наёмных работников). То есть, оговорка о наличии персонала сделана только в отношении ИП, а организации обязаны отчитаться в любом случае.
Такое же мнение отражено в письме Минфина РФ от 4 февраля 2014 г. № 03-02-07/1/4390: «…не предусмотрено освобождение организаций, не имеющих работников, от представления в налоговые органы в установленный срок сведений о среднесписочной численности».
Итого, сообщать о среднесписочной численности работников 2020 года должны:
- индивидуальные предприниматели, заключившие трудовые договоры с сотрудниками;
- все юридические лица, независимо от наличия сотрудников.
Срок сдачи сведений о количестве работающих по найму установлен общий для всех: не позднее 20 января текущего года за предыдущий. Даже если это количество за год не изменилось, сдать КНД 1110018 необходимо.
Кроме того, не позже 20-го числа месяца, следующего за месяцем регистрации, должны подать сведения о среднесписочной численности вновь созданные организации.
Для чего необходимо высчитывать среднесписочную численность сотрудников
Для прямой отчетности:
- для отчета РСВ (расчета страховых взносов), предназначенного для сдачи в ФНС, показатель отражается на титульном листе расчета по страховым взносам в поле «Среднесписочная численность». РСВ подается ежеквартально до 30-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. За девять месяцев 2022 года отчет нужно сдать не позже 31 октября.
- для титульного листа отчета 4-ФСС, предназначенного для сдачи в фонд социального страхования, 4-ФСС тоже подают по итогам каждого отчетного периода В бумажном виде отчет нужно сдать до 20 числа, в электронном виде до 25 числа;
- для отчетности в Росстат, по форме № П-4, которая подается ежемесячно юридическими лицами (кроме МСП).
Для получения льгот, налоговых преференций, уточнения форм и сроков отчетности:
- для определения способа передачи отчетных данных – в электронном виде или на бумаге. Данные о среднесписочной численности важны, например, при подаче налоговых деклараций – при численности выше 100 сотрудников предприятие обязано передавать данные в электронном виде (согласно 80-й статье НК РФ). Для ряда других отчетов этот показатель является еще ниже – 25 и 10 сотрудников. Например, страхователи, имеющие численность свыше 10 человек обязаны предоставлять 4-ФСС в электронном виде, подписанные цифровой подписью;
- для применения пониженных тарифов страховых взносов. Для примера, в информационных технологических компаниях показатель среднесписочного состава сотрудников должен быть не меньше семи (п. 5 ст. 427 НК РФ);
- для классификации предприятия по масштабу бизнеса. Предприятия, в которых ССЧ не превышает 100 человек относятся к малым, а те, где ССЧ составляет показатель от 100 до 250 человек, относятся к средним (ст. 4 № 209-ФЗ);
- при подтверждении права на льготы по НДС, для освобождения от налога по отдельным операциям (сравнивается среднесписочная численность инвалидов с показателем общей ССЧ в соответствии с требованиями п. 3 ст. 149 НК РФ);
- при определении доли прибыли, приходящейся на обособленное подразделение в соответствии с нормами ст. 288 НК РФ;
- для подтверждения использования спецрежима налогообложения. Например, предприятия на УСН могут использовать этот специальный налоговый режим при определенном показателе численности сотрудников. Ранее применять УСН можно было только если средняя численность работников за налоговый период не превышала 100 человек, с 01.01.2021 г. это показатель был повышен до 130 человек. То есть сейчас компания теряет право на применение УСН с момента превышения средней численности сотрудников в 130 человек (а также с момента превышения уровня доходов в 200 млн руб.)
Если отчетный период отработан не полностью
Среди ИП и организаций немало таких, чья деятельность началась, либо прекратилась в середине года. В такой ситуации отчетный период отработан не полностью. Тем не менее, алгоритм расчета среднесписочной численности остается прежним: сначала следует сложить показатели за каждый из месяцев периода, а затем разделить на количество месяцев данного периода. Обратите внимание: делить нужно на количество календарных, а не фактически отработанных месяцев.
Пример 4
Компания зарегистрирована в сентябре 2020 года, все сотрудники заняты полный рабочий день. Среднесписочная численность работников составила в сентябре 8, в октябре 9, в ноябре 12 и в декабре 11.
Чтобы найти среднесписочную численность за 2020 год, бухгалтер определил суммарную среднесписочную численность за все месяцы года. Она составила 40 (8 + 9 + 12 + 11). Эту цифру бухгалтер разделил на 12, так как в году 12 месяцев. Получилось, что среднесписочная численность за 2020 год равна 3,33 (40: 12 мес.), после округления принимает значение 3.
Пример 5
Индивидуальный предприниматель занимается сезонным бизнесом. В период с 1 мая по 30 сентября (5 полных месяцев) у него работало 5 человек, все заняты полный рабочий день. В остальные месяцы года сотрудников не было.
Бухгалтеру нужно определить среднесписочную численность за 9 месяцев. Для этого бухгалтер определил суммарную численность за все месяцы периода. Она составила 25 (5 + 5 + 5 + 5 + 5). Эту цифру бухгалтер разделил на 9. Получилось, что среднесписочная численность за девять месяцев равна 2,78 (25: 9 мес.), после округления принимает значение 3.
Для чего нужна среднесписочная численность
На основании данных о количестве трудоустроенных лиц налоговая инспекция контролирует:
- соблюдение права на применение УСН. Законом установлено, что упрощёнку могут использовать ИП и организации со средним числом работников не более 130 человек в течение года;
- разрешённые способы сдачи отчётности. Этот пункт касается также отчётов в ПФР и ФСС. Например, нельзя сдавать декларацию по налогу на прибыль на бумаге, если в штате числится более 100 человек;
- правомерность использования ИП патентной системы налогообложения (средняя численность работников не может превышать 15 человек).
Расчёт среднесписочной численности работников — пример
В ООО “Фрегат” трудятся 97 работников. Из них в декретном отпуске — 1 человек (вышла на работу 20 июня 2022 года), в ученическом отпуске без оплаты — 1 человек (вышел 27 июня 2022 года). Были 3 приёма и увольнения с начала года. Рассчитаем ССЧ за полугодие.
Начнём с подсчёта ССЧ за месяц на примере июня. В этом месяце произошло 1 увольнение (2 июня) и 1 приём на работу (10 июня):
| День | Списочная численность | Число тех кто не включается в ССЧ | ССЧ |
|---|---|---|---|
| 01.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 02.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 03.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| 04.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| …. | …. | …. | …. |
| 09.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| 10.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| …. | …. | …. | …. |
| 19.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 20.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| 21.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| …. | …. | …. | …. |
| 26.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| 27.06.2022 | 97 | 97 | |
| 28.06.2022 | 97 | 97 | |
| 29.06.2022 | 97 | 97 | |
| 30.06.2022 | 97 | 97 | |
| ИТОГО | 2903 | 45 | 2858 |
Чтобы верно рассчитать показатель, рекомендуем использовать пошаговый калькулятор среднесписочной численности.
Шаг № 1. Рассчитать за каждый день месяца.
В отчет нужно добавлять только тех сотрудников, с кем заключены трудовые договоры. Даже если работник находится в отпуске, на больничном или в командировке.
Есть работники, которых в среднесписочной численности показывать не нужно. Они указаны в пункте 78 Приказа № 772:
- работники на договорах ГПХ;
- внешние совместители;
- учредители организации, которые не получают зарплату;
- адвокаты и пр.
Приведем пример. В ООО «Пересвет» на 30 ноября 2018 года числятся 12 сотрудников. Двое из них – внешние совместители, а один сотрудник работает по договору подряда.
Чтобы определить списочную численность на 30 ноября, произведем простой расчет численности работников:
12 чел. – 2 чел. – 1 чел. = 9 чел.
Шаг № 2. Узнать месячную численность сотрудников с полным рабочим днем.
Для расчета среднесписочной численности сотрудников с полным рабочим временем мы рекомендуем использовать следующую формулу:
Среднесписочная численность сотрудников с полным рабочим днем = Сумма списочной численности сотрудников с полным рабочим днем на каждое число месяца / Число календарных дней месяца.
При этом имейте ввиду, что в сумму списочной численности сотрудников с полным рабочим днем на каждое число месяца входят выходные и праздничные дни.
Но не включайте в расчет среднесписочной численности сотрудниц, которые находятся в декретном отпуске, в «детских» отпусках, работников с неполным рабочим временем. Также не учитывайте сотрудников, которые взяли отпуск за свой счет для учебы или для поступления в вуз. Этот момент прописан в п.79 Приказа № 772.
Есть исключение. Если в отпуске по уходу за ребенком ваша сотрудница работает неполный день, не исключайте ее из среднесписочной численности. Это правило действуют с 2018 года.
Рассмотрим этот шаг на примере. Мы уже выяснили, что списочная численность работников в ООО «Пересвет» на 30 ноября составляет 9 человек. Семеро из них трудятся полный рабочий день. Две сотрудницы 5 и 19 ноября ушли в отпуск по уходу за ребенком.
Рассчитываем списочную численность работников за все дни ноября:
(9 чел. х 4 дн.) + (8 чел. х 14 дн.) + (7 чел. х 12 дн.) = 232 чел.
Рассчитаем среднесписочную численность сотрудников с полным рабочим днем:
232 чел./ 30 дн. = 7,73 чел.
Шаг № 3. Узнать месячную численность сотрудников с неполным рабочим днем
Учитывайте работников с неполным рабочим днем в месячной численности пропорционально отработанному времени. Численность нужно определить в два этапа:
- Определить количество человеко-дней, отработанных работниками с неполным рабочим днем. Нужно разделить месячную сумму человеко-часов на продолжительность рабочего дня.
- Посчитать месячную численность. Величину человеко-дней за месяц разделить на число рабочих календарных дней в месяце.
Когда нужно считать среднесписочную численность работников
Созданная организация или индивидуальный предприниматель, нанимающий сотрудников, передают в ФНС сведения о среднесписочной численности. Причем нулевую отчетность нужно сдать даже если штат не набран и бизнес не ведется.
Обратите внимание
На сайте ФНС сказано, что с 2021 года справка о среднесписочной численности по образцу №ММ-3-25/174 от 29.03.2007 в налоговые органы больше не представляется в соответствии с Федеральным законом №5-ФЗ от 28.01.2020.
Срок, в который нужно уложиться, ранее составлял 20 дней, но так как с 01.01.21 порядок изменен и сведения входят в РСВ, обязанность эта упразднилась. Теперь созданная компания должна впервые передать данные о среднесписочной численности сотрудников только в первый отчетный период – после окончания квартала. Далее показатель передается ежеквартально.
Обратите внимание
Если компания еще не ведет или приостановила деятельность, данные с нулевым показателем среднесписочной численности необходимо ежеквартально показывать в нулевом РСВ. Если в компании числится только генеральный директор, нулевым показатель уже не будет.
Пример расчета ССЧ за год
Чтобы подсчитать годовую ССЧ, достаточно сложить показатели каждого месяца и разделить полученную сумму на 12:
ССЧ = (ССЧян + ССЧ ф + … + ССЧд) /12
В ООО «Фунтик» с января по апрель 2020 года работало 10 человек. В мае взяли еще двух сотрудников, потом в июле – трех, в октябре – еще двух. Посчитаем, какая среднесписочная численность работников за год будет указана в РСВ в январе 2021 года.
ССЧ = (10 + 10 + 10 + 10 + 12 + 12 + 15 + 15 + 15 + 17 + 17 +17)/12 = 13,33
ООО «Фунтик» в отчет о среднесписочной численности в 2021году впишет показатель 13,33 (чел.).
Как отчитываются о среднесписочной численности ИП с работниками в 2020 году
Для оформления отчета за 2019 год предпринимателю необходимо внести в него свои данные — фамилию, имя, отчество и ИНН. Знакоместа в графе «КПП» должны быть прочеркнуты, они заполняются лишь организациями.
Дата, на которую рассчитываются данные по итогам 2019 года, — это 1 января 2020 года.
Отчет заполняется единственным показателем, рассчитанным по приведенному выше алгоритму, — среднесписочной численностью.
Заполнить форму можно вручную, используя ручку черного или синего цвета, либо на компьютере и затем распечатать.
Заверять или не заверять отчет печатью, предприниматель решает самостоятельно — для данного документа она необязательна. Об этом высказался Минфин в письме от 30.08.2018 № 03-01-10/61983.
Сведения предприниматель направляет в инспекцию по месту своего жительства.
Как определяет среднесписочную численность работников ИП без сотрудников, расскажем в следующем разделе.
Как рассчитать среднесписочную численность работников
Для расчета годовой ССЧ необходимо просуммировать ССЧ за каждый месяц, и полученный результат разделить на 12.
ССЧ за месяц определяется аналогично: суммируется численность работников за каждый день и делится на количество дней в месяце. Чтобы рассчитать месячную ССЧ, суммируют ССЧ полностью занятых, и среднюю численность не полностью занятых сотрудников. К последним относятся трудоустроенные на неполную занятость по соглашению. В численность за каждый день включаются все числящиеся в компании работники, вне зависимости от того, работал ли он фактически в этот день или был в отпуске или на больничном.
В расчет ССЧ не включаются:
- женщины в декретном отпуске;
- работники в отпуске по уходу за ребенком;
- работники в неоплачиваемом учебном отпуске;
- внешние совместители;
- работники по договорам ГПХ.
Внутренние совместители берутся в расчет за 1 единицу.
Что указывается в отчете
Расчет среднесписочной производится по правилам, предусмотренным Указаниями Росстата №428 от 2013 года. В данном документе указываются категории сотрудников, которые в обязательном порядке должны включаться в расчет, а также те сотрудники, которые не подлежат отражению в отчете. Все обсуждения ведутся по отношению к внесению информации в отчет в том случае, если в организации только один учредитель, который выполняет функции без заключения трудового договора и не получающий зарплату. Если обратиться к Указаниям, то можно сделать вывод, что данного учредителя учитывать при составлении отчета не нужно. Среднесписочная численность касается исключительно тех сотрудников, в которыми заключены трудовые отношения.Это довольно важная особенность и отличие от отчетности, представляемой в фонды.
Важным также будет являться и то, что период, который работник трудился по трудовому договору – не имеет никакого значения. В отчет о среднесписочной необходимо включить всех сотрудников, независимо от того, временно или постоянно они работают, либо выполняют свои трудовые функции только в течение сезона. Во внимание принимаются и те работники, которые трудятся неполное рабочее время, на полставки. Среднесписочный показатель в среднем определяют путем сложения общего количества сотрудников согласно списка за каждый месяц отчетного года, после чего полученное значение делится на 12. Итоговое значение округляют до целого показателя.
Срок сдачи среднесписочной численности
Сведения о среднесписочной численности за предыдущий календарный год подается в налоговый орган до 20 января.Если этот день выпадает на выходной, то значит крайний срок для сдачи отчета переносится на ближайший рабочий день.
Если организации зарегистрировались в 2018 году, то за этот год они должны отчитаться дважды. Первый раз в месяце, следующим за месяцем регистрации (также до 20 числа), а второй раз – уже по завершению года – до 20 января. Если компания прошла реорганизацию, для них действует такое же правило.
Рассмотрим на примере:
Пример 1. ООО «Компания» зарегистрировалась в качестве юридического лица в августе 2018 года. Первый раз сведения ООО должно подать до 20 сентября 2018 года, по состоянию на 1 сентября 2018 года. А второй раз сведения нужно подать уже по итогам года, до 20 января 2023 года, по состоянию на 1 января 2023 года.
Пример 2: ООО «Организация» зарегистрировалась в январе 2023 года. За 2023 год сведения нужно будет предоставить также дважды. Первый раз – до 20 февраля 2023 года, по состоянию на 1 февраля. Второй раз — в 2023 году, вместе с другими организациями в срок до 20 января. То есть в январе 2023 года ООО «Организация» сведения не подает.
Бесплатная программа для подготовки деклараций
Чтобы быстро и правильно подготовить отчетную форму, существует множество специальных программ. ФНС рекомендует нам одно из таких бесплатных ПО – Налогоплательщик ЮЛ. Далее рассмотрим алгоритм заполнения отчета в этом ресурсе.
Первым делом следует проверить, не появилось ли новое обновление программы с тех пор, как она была установлена на вашем компьютере. Не секрет, что постоянно вносятся какие-то налоговые изменения, и естественно, программа дорабатывается.
Самый надежный способ это проверить – зайти на официальный сайт федеральной налоговой службы. Здесь же вы можете скачать инсталляционный файл актуальной версии Налогоплательщик ЮЛ.
Есть небольшой нюанс: если скачать самое последнее обновление, оно может не установиться на вашу версию. Поэтому актуальную версию нужно ставить прежде обновления. По состоянию на конец 2020 года актуальны корневая версия 4.64 и обновление к ней 4.64.3.
Какие сотрудники учитываются при расчете среднесписочной численности
Во всех ситуациях, о которых говорилось выше, среднесписочную численность нужно рассчитывать в соответствии с пунктами 78-81 указаний по заполнению форм статистического наблюдения (утв. приказом Росстата от 28.10.13 № 428; далее — Указания).
Согласно Указаниям, в среднесписочной численности учитываются наемные сотрудники, с которыми заключен трудовой договор. Срок договора и характер работы (постоянный, временный или сезонный) не имеет значения. Даже если человек трудился в компании всего один день, а потом уволился, его нужно включить в расчеты.
В среднесписочную численность попадают не только те, кто фактически присутствовал на рабочем месте, но и те, кто находился в отпуске (в том числе за свой счет), на больничном (кроме декрета и отпуска по уходу за ребенком), в командировке, либо отсутствовал по иным причинам, изложенным в пункте 79 Указаний. Также учитываются внутренние совместители, то есть работники, одновременно занимающие несколько должностей в одной компании. Обратите внимание: независимо от количества совмещаемых должностей такого сотрудника нужно учитывать один раз по месту основной работы. То же правило применяется и к работникам, получающим более одной ставки — их также следует учитывать как единицу.