Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Возмещение транспортных расходов сотруднику в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В современных условиях существует большое количество профессий, связанных с разъездами по рабочим вопросам. Даже в такой профессии как бухгалтер, зачастую возникает надобность выезжать в различные инстанции.
Как рассчитывается компенсация транспортных расходов: пример
Работодатель и сотрудник заключили соглашение, согласно которому работника каждый месяц получает:
- компенсацию за эксплуатацию личного автомобиля в размере 5 тысяч рублей;
- компенсацию расходов на покупку ГСМ (по нормам — 7 литров на 100 километров для марки машины, эксплуатируемой сотрудником).
За последний месяц сотрудник передал в бухгалтерию отчет и чеки с авто-заправочной станции, в которых указал пробег машины за рассматриваемый месяц (690 км). Тогда бухгалтерия выплатила работнику:
- возмещение расходов в сумме 5 тысяч рублей (из которых наниматель имеет право списать в затраты при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль только 1,2 тыс. рублей);
- компенсация оплаты ГСМ = 7л. х 690 км. : 100 км. х 48 руб. (стоимость бензина по чекам на момент выплаты компенсации) = 2 318 рублей 40 копеек.
Начисление НДФЛ и страховых взносов на сумму компенсации
Как уже было сказано выше, условие использования личного автомобиля сотрудника в текущей работе должно быть в обязательном порядке прописано, например, в трудовом договоре. Кроме того, внутри самой компании, в ее актах такой порядок также обязательно закрепляется.
Определение точной суммы компенсации нужно не только для того, чтобы обезопасить обе стороны таких отношений, но и чтобы определиться с налогообложением этих выплат.
Для того чтобы узнать, нужно ли облагать суммы компенсации НДФЛ, необходимо обратиться к пункту 3 статьи 217 НК РФ. Там закреплено, что если работа предусматривает поездки по служебной надобности и это закреплено во внутренних документах, то компенсация за использование своей машины в этом случае НДФЛ не облагается. Это правило действительно только для той суммы компенсации, которая указана в документах. Если сотрудник получит больше, то величина превышения уже будет являться его доходом и с нее нужно будет заплатить НДФЛ. Относительно обложения налогом есть два письма Минфина от 2017 года – №03-04-06/62150 и №03-04-06/45592.
Что касается страховых взносов. Статья 422 НК РФ определяет список выплат, которые не облагаются страховыми взносами. Перечень этот закрытый. Компенсация за использование своей машины в работе входит в этот перечень. Однако нужно помнить, что организация должна располагать документами, подтверждающими принадлежность машины сотруднику, а также всеми расчетами по величине компенсации, документами, которые докажут, что автомобиль используется именно для работы. Кроме того необходимо иметь все документы, подтверждающие расходы.
Перечень выплат, которые не облагаются взносами от НС и ПЗ совпадает с перечнем выплат, которые не облагаются страховыми взносами.
Волкова О., эксперт службы правового консалтинга Гарант
Вопросы и ошибки по рассматриваемой теме
Вопрос 1
Подлежат ли компенсации расходы на автомобиль, если управление им осуществляется по доверенности?
Даже если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то расходы, понесенные при использовании машины в служебных целях, подлежат компенсации. Загвоздка в такой ситуации только в вопросе перечисления страховых взносов. Есть две позиции. Минтруд и ФСС считают, что величина компенсации должна облагаться страховыми взносами, а решение Верховного суда №309-КГ15-8423 и высшего арбитражного суда №ВАС-4/14 говорят об обратном. Какой вариант выбрать, решает сама организация.
Вопрос 2
Как определить размер компенсации за ГСМ?
Сделать это можно несколькими способами.
Можно прописать в трудовом договоре или соглашении к нему, что возмещение производится на сумму предоставленных чеков. При этом велика вероятность, что работник предоставит «лишние» чеки.
Вариант определения суммы компенсации за 1 километр пробега тоже достаточно удобен. Например, закрепить, что с каждого километра положена компенсация 6 рублей. Соответственно, если работник проедет 1000км, то получит за это 6000 рублей.
Еще один вариант – установить конкретную твердую сумму компенсации. Но это не очень удобно, поскольку ситуации бывают разные.
В любом случае каждый из вариантов обсуждается с работником.
Ошибка
Работник использует личный автомобиль для выполнения служебных заданий на основании договора аренды с организацией. Бухгалтер не рассчитывает и не перечисляет НДФЛ с суммы компенсации. Это является ошибкой, поскольку в данном случае сумма возмещения не облагается страховыми взносами, а НДФЛ начислить и заплатить необходимо.
Использование личных транспортных средств сотрудников в работе достаточно выгодный вариант для работодателя. Очень многие фирмы практикуют такую систему. Для работника этот вариант тоже достаточно удобен. Самое главное разобраться в нюансах начисления компенсации и корректно учесть все расходы.
Как возмещаются транспортные расходы?
Аренда авто в командировке, расходы на собственную машину, такси, билеты, метро, общественный транспорт – все это должно быть возмещено. Порядок точно такой же, как и возмещение других статей расходов во время служебной поездки:
-
Сбор и подготовка документов финансовой отчетности (квитанции, чеки, накладные, договора аренды, счета-фактуры и т.д.).
-
Составление авансового отчета после возвращения с командировки.
-
Подача бумаг в бухгалтерию, получение корешка для подтверждения.
-
Возвращение средств с ближайшей выплатой на зарплатную карту или выполнение расчета через кассу.
Основания для выплаты компенсации расходов
Привлечение личного транспорта для использования в служебных целях должно быть оформлено письменным соглашением между сотрудником и работодателем. Договор заключается отдельным документом или дополнением к трудовому контракту в зависимости от типа соглашения. При заключении договора определяются условия эксплуатации – длительность использования, периодичность и обязанности, при исполнении которых производится применение транспорта. Отдельно оговаривается сумма компенсации, равная законодательной норме или сверх нее.
| Тип договора | Дополнительные условия |
| Условие отражено в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему | Работодатель обязуется выплачивать компенсацию при разъездном характере работы. Управление осуществляется самим собственником |
| Договор аренды | Передача автотранспорта производится по акту. Работодатель обязан заключить договор страхования по ОСАГО, осуществлять все типы ремонтов |
| Договор на оказание транспортных услуг | Договор носит гражданско-правовой характер с указанием конкретного срока и конкретной суммы выплаты |
Договор заключается и при осуществлении разовой поездки. Основанием произведения выплат является приказ, составленный работодателем в произвольной форме. Документ несет краткую информацию о сумме компенсации, периодичности выплат. Приказ издается по окончании месяца на основании расчета, произведенного бухгалтерией предприятия.
Налогообложение выплат компенсации
Обложение налогом сумм, выплачиваемых физическому лицу, зависит от вида договора, заключенного на эксплуатацию транспорта.
| Тип договора | Взимание НДФЛ |
| Соглашение к трудовому договору | С сумм компенсации налог не удерживается |
| Договор аренды | Налог взимается со всей суммы выплаты и перечисляется налоговым агентом |
| Договор оказания услуг в форме ГПХ |
Суммы компенсации взамен использования транспорта не подлежат налогообложению НДФЛ и начислению на выплаты страховых взносов. Компенсационные выплаты не облагаются в пределах сумм, обозначенных договором и обоснованных документально. Если между сторонами заключен договор аренды, полученные лицом суммы облагаются НДФЛ в размере 13% для резидентов и 30%, когда арендодателем выступает нерезидент.
Транспортные расходы при купле-продаже товаров: документальное оформление, бухгалтерский и налоговый учет
16.05.2007
- Людмила Круглова Старший Юрисконсульт Группы компаний Телеком-Сервис ИТ
- Для многих организаций и индивидуальных предпринимателей, является актуальным вопрос о порядке учета транспортных расходов, которые в значительной степени влияют на порядок формирования издержек обращения, а также на порядок определения налогооблагаемой базы в целях налога на прибыль.
- В настоящей статье мы постарались рассмотреть наиболее типичные варианты распределения обязанностей по доставке товаров в соответствии с условиями договоров, раскрыть основные вопросы бухгалтерского и налогового учета транспортных расходов как у продавца, так и у покупателя товаров.
Суд не установил оснований для возмещения расходов на приобретение авиабилета на имя Мильчевой Т.В. по маршруту Санкт-Петербург — Москва — Владивосток — Москва — Санкт-Петербург в размере 63 410 рублей.
Так, выяснив, что местом жительства Мильчевой Т.В. является г. Петропавловск-Камчатский, а в г. Санкт-Петербурге она находилась по личным вопросам, не связанным с рассмотрением дела, несмотря на наличие согласия заказчика на компенсацию понесенных представителем расходов и факт их последующей оплаты, суды признали, что стоимость авиабилета на имя Мильчевой Т.В. по маршруту Санкт-Петербург — Москва — Владивосток — Москва — Санкт-Петербург в размере 63 410 руб. в рассматриваемой ситуации не отвечает критериям необходимости и экономичности судебных издержек (Постановление АС Дальневосточного округа от 04.09.2018 г. №А24-1622/2017).
Как упростить оплату проезда сотрудникам
Удобнее и выгоднее покупать проездные билеты централизовано и раздавать их работникам.
Юрлица и ИП могут купить сотрудникам проездные через интернет по безналичному расчету через сервис «Тройка Бизнес» (ООО «ОРЦ», агент Мосгортранса). Комиссию за это не возьмут.
Если вы вдруг не знаете, что такое «Тройка». Это электронная пополняемая пластиковая транспортная карта Москвы, по которой можно оплачивать проезд на всем общественном транспорте.
Надо собирать у сотрудников карточки «Тройка», чтобы воспользоваться сервисом?
Нет, достаточно знать номер карты.
Записать билеты на карту сразу после оплаты счета можно:
- через мобильное приложение «Тройка бизнес»,
- в терминалах Московского Кредитного Банка.
Если карт у сотрудников нет, их можно купить через сервис с доставкой. При заказе свыше 30000 рублей доставка карт бесплатная..
Порядок выплаты и размер компенсации
Чтобы расходы были возмещены, их необходимо подтвердить. Таким подтверждением понесенных работником расходов являются проездные документы, к которым прикладывается соответствующее заявление на компенсацию проезда. Некоторые компании не считают нужным собирать эти документы и ежемесячно компенсируют сотрудникам с разъездным характером работы некую фиксированную сумму. Но в этом случае велика вероятность того, что контролирующие органы посчитают такие выплаты не возмещением расходов, а надбавкой к зарплате за особые условия труда, и обложат их соответствующими налогами и взносами.
При оплате работодателем дороги к месту отдыха такая оплата производится по наименьшей стоимости дороги кратчайшим путем. В соответствии с ч. 4 ст. 325 ТК РФ, человек может подать заявление на компенсацию за проезд до отъезда в отпуск, исходя из примерной стоимости билета. А окончательный расчет производится по возвращении на основании предоставленных проездных документов.
Компенсация транспортных расходов сотрудникам – размер выплат
Трудовое законодательство не содержит каких-либо ограничений относительно минимальной и максимальной величины компенсации. Поэтому в соглашении между работодателем и работником можно установить любой разумный размер выплаты. Причем выплатить возмещение сотруднику разрешается даже при разовом использовании собственного авто в служебных целях. При начислении суммы по стат. 188 можно разбить общую величину на компенсацию за износ транспорта при его эксплуатации и компенсацию прямых затрат в процессе эксплуатации (ГСМ, ремонт и пр.). В целях обоснованности расходов рекомендуется привести в ЛНА методику расчета величины компенсации с учетом пробега авто, СПИ, интенсивности служебного использования и других факторов.
При налогообложении прибыли следует иметь в виду, что подобные суммы компенсации относятся к прочим расходам, но только в пределах установленных норм (подп. 11 п. 1 стат. 264 НК, п. 1 постановления № 92 от 08.02.02 г., письмо Минфина № 03-03-06/1/465 от 09.08.2011 г.):
- По легковому автотранспорту – 1200 руб. в месяц (при объеме двигателя не больше 2000 куб. см.); 1500 руб. в месяц (от 2000 куб. см.).
- По мотоциклам – 600 руб. в месяц вне зависимости от объема двигателя.
Выбор вида транспортного средства
При оценке разумности транспортных расходов суды принимают во внимание не только их меньшую стоимость, но время убытия и прибытия, комфортабельность транспортного средства и места проживания, экономию времени (оперативность), а также насколько выбранный вид транспорта позволяет представителю явиться в судебное заседание в положенное время и в состоянии, позволяющем ему осуществлять свои функции. Длительность нахождения в командировке, время убытия и прибытия определяется участником процесса с учетом времени судебного заседания, необходимого времени отдыха и т.д
Например, проезд железнодорожным транспортом (с учетом удаленности города Иркутска от города Москвы) в данном случае является явно неразумным в силу значительных временных затрат на нахождение в пути, в то время как использование авиационного транспорта (проезд экономическим классом) является более целесообразным и отвечает критерию разумности(ПостановлениеАС Восточно-Сибирского округа от 02.08.2018 г. № А19-21340/2016).
Обязательно ли компенсировать ГСМ
Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности целого ряда работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, в обязательном порядке выплачивается работодателем (ст. 188 ТК РФ).
Если служащий имеет разъездной характер работы, но при этом в учреждении отсутствуют собственные автосредства, он вправе воспользоваться личным транспортом для исполнения своих должностных обязанностей.
Компенсация расходов на бензин сотруднику производится при соблюдении следующих условий:
- Руководитель согласовал факт использования личного транспорта.
- Расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены надлежащими документами (путевые листы, чеки с заправочных станций и проч.).
- Возмещение издержек может получить только штатный работник предприятия.
Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам
В бухучете суммы начисляемых возмещений группируются по дебету 73-го счета, служащего для расчетов с персоналом по другим операциям. Корреспондирующими счетами при этом будут «затратные» счета. Проводки будут такого рода:
Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 73 — отражаем начисление возмещения.
Выплата пособий будет проходить по кредиту счета 73: Дт 73 Кт 50 (51).
В налоговом учете отражаются все суммы возмещений кроме тех сумм, на которые превышаются нормативные показатели.
Пример
Торговый представитель ООО «Кора» Магомедов А. П. исполнял трудовые обязанности на личном автомобиле с объемом двигателя до 2 л. По действующему положению ему причитается компенсация в сумме 5 600 руб.
Записи в учете будут выглядеть так:
Дт 26 Кт 73 — 1 500 руб. — начисляем компенсацию нормативной величины;
Дт 91.2 Кт 73 — 4 100 руб. (5 600 – 1 500) — компенсация, которую нельзя принимать в налоговом учете.
Возникающее постоянное налоговое обязательство объясняется тем, что сумма затрат по бухучету выше, чем в налоговом учете. Далее следует поступить согласно нормативам ПБУ 18/02.
Дт 99 Кт 68 — 820 руб. (4100 × 20%) — показываем условный расход.
НДФЛ с сумм возмещения в данном случае не удерживается.
***
Транспортные расходы могут быть возмещены работодателем, если поездки на личном транспорте согласованы с руководством, носят обоснованный характер и подтверждены документально. В бухгалтерском учете суммы компенсаций отражаются в полной мере. В налоговом учете компенсационные выплаты учитываются в той части, которая не превышает нормативных размеров.
Компенсация за личный транспорт
Работники часто используют свой личный автотранспорт для выполнения служебных обязанностей: для транспортировки грузов, доставки отчетности, развозки товаров. А вот то, что утром работник прибыл в офис на своей машине, не относится к основаниям для назначения компенсации.
Условия расчета и выплаты компенсации за использование личного автомобиля необходимо обговорить с начальством и закрепить договоренности в специальном документе — договоре или соглашении об эксплуатации личного транспорта подчиненного. Без договора претендовать на компенсационные выплаты не приходится.
Размер компенсации устанавливается по договоренности (ст. 188 ТК РФ). Максимального и минимального ограничений по закону нет; работодатель и его подчиненный могут договориться практически о любой сумме компенсационной выплаты.
Работодателю следует помнить о налоговых рисках в части компенсирования транспортных затрат. Согласно действующей редакции НК РФ, затраты на эксплуатацию личного транспорта работника могут быть учтены в составе прочих расходов в пределах утвержденных норм (подп. 11 п. 1 стат. 264 НК, п. 1 Постановления № 92 от 08.02.2002, Письмо Минфина № 03-03-06/1/465 от 09.08.2011). Это значит, что только норматив компенсации организация сможет легально не учитывать при уплате налога на прибыль, а все, что сверху, увеличит ее налоговую базу. Именно поэтому в большинстве организаций размеры компенсации за личный автомобиль не превышают этот установленный законом норматив.
Примеры сумм:
- для легкового авто с объемом двигателя 2000 см³ и менее сумма компенсации не может превышать 1200 рублей в месяц;
- если объем двигателя более 2000 см³, то компенсировать положено до 1500 рублей в месяц;
- для мотоцикла возмещают только 600 руб. в месяц, независимо от марки мотоцикла.
Как написать заявление на компенсацию проезда
Для получения компенсации работник должен предоставить заявление, в котором описывает основание для выплаты. К заявлению прикладываются подтверждающие документы (чеки с заправок, билеты, выписки и прочее). При командировках деньги выдаются авансом, и подтверждающие документы следует приложить уже к авансовому отчету.
Заявление на компенсацию проезда составляют в простой письменной форме. Унифицированного бланка нет. В шапке документа пропишите Ф.И.О. и должность руководителя, укажите наименование организации. Затем свои данные — Ф.И.О., должность в компании.
В тексте заявления подробно опишите обстоятельства, которые являются основанием для выплаты: с датами, ссылками на нормативные или законодательные акты. Подпишите заявление, укажите дату составления и передайте в бухгалтерию на рассмотрение.
В том случае, если исполнение служебных обязанностей сотрудника напрямую связано с частыми, зачастую даже ежедневными, разъездами, работодатель обязан выплачивать ему компенсацию транспортных затрат. Отправиться в поездку работник может на личном автомобиле, на служебном транспорте, на общественном транспорте – в любом случае ему будет положена компенсация транспортных расходов.